Pokrok nezastavíš, říká se. Stačí zrušit nebo jen znesnadnit komunikaci, a je po pokroku!
Zlepšení vnitrofiremní komunikace
„Jak to, že nemáš ten metodický pokyn? Vždyť jsem ti ho posílal před třemi týdny mailem“! „Promiňte, šéfe já to asi nějak přehlídnul a do starý pošty už nekoukám“…
Když potřebujete uspořádat jednání několika lidí, musíte pověřit asistentku koordinací, aby zjistila, kdy kdo má čas a aby průběžně obvolávala ostatní, když někdo z účastníků termín posune. Nebo můžete mít šikovný SW, se kterým je to hračka.
Když si uživatel pustí internetový prohlížeč, má jako výchozí stránku systémově „vnucenou“ firemní nástěnku? Není to složité a je to opravdu efektivní.
V zakázkové dokumentaci máte určitě pořádek a každý ví, kde co najde. Ale jak je to s vnitrofiremními dokumenty?
Je pro Vás snadné mít přehled, kdy jste komu zadal jaký úkol, v jakém je teď stavu, na čem případně „visí“ a kolik práce už si vyžádal?
Líbilo by se Vám, kdyby každý projekt měl svoji digitální „nástěnku“, kde by na jednom místě byly přehledně všechny související kontakty, dokumenty, plán milníků, kontrol plnění a dalších termínů popř. jiné související informace?
Jak Vám můžeme zlepšit vnitrofiremní komunikaci?
Dnes už většina poštovních serverů obsahuje nádstavbu, zvanou „groupware“. Groupware se česky trochu krkolomně a někdy i nadneseně překládá jako „systém pro skupinovou spolupráci“. Ať už je překlad jakýkoli, groupware umožní uživatelům:
Vzájemné sdílení kontaktů, plánování schůzek, jednoduché vedení a přidělování úkolů.
Pěknou funkcí těchto systémů bývá možnost určit tzv. „delegáta“, který má právo pracovat s Vašimi maily, schůzkami, kontakty a popř. úkoly. Nebojte se, delegát nevidí do všeho. Můžete definovat, do které „agendy“ vidí (tj. zda třeba pouze do schůzek) a zda má právo jen položky prohlížet nebo i upravovat. Tímto řešením se odstraňuje častý nešvar, spočívající ve vyzrazení svých přihlašovacích údajů zastupujícímu kolegovi např. v době dovolené.
Existují i řešení pro vnitrofiremní chat (tj. něco jako Skype nebo ICQ), mnohá také s možností hlasové komunikace. Některá z těchto řešení nabízejí i možnost konferenčních hovorů a ta nejkomfortnější i sdílení části plochy Vašeho monitoru mezi účastníky konferenčního hovoru. Můžete se tak s kolegy z různých konců republiky nebo světa vidět, slyšet a diskutovat nad výkresem, smlouvou nebo jiným dokumentem.
Víte, že existují krásná řešení pro přehlednou práci s úkoly? Zvládají nejen evidenci, ale i přidělování, kooperaci, sledování stavů, vykazování provedené činnosti a mnohé další. Jsem přesvědčen, že ušetří mnoho času, odstraní nutnost porad a umožňují také hladkou spolupráci týmů geograficky „rozesetých“ nebo přímo virtuálních.
Můžete navrhnout:
Hodně věcí vyřeší stará, dobrá a dnes poněkud zesměšňovaná nástěnka. Je to levné a spolehlivé. Když tam napíšu, že zítra nepoteče voda, budou to všichni za chvíli vědět!
Tahle metoda bez diskuze funguje tam, kde všichni pracují v jedné budově a všichni chodí kolem nástěnky. Jak na ni ale umístíte odkaz na normy v PDF? Nebo třeba odkaz na web produktu? Také fyzická nástěnka s projektovými kontakty a informacemi není dobrý nápad – nelze řídit přístupová práva a kontaktní informace se musí opisovat.
Informace o zpracování osobních údajů